Actualizado: Agosto 10 de 2023
Qué es una apostilla?
La apostilla es una autenticación que se realiza en un documento que va a ser usado a nivel internacional, es decir, en un país diferente al que apostilló. Estos son los pasos sobre cómo apostillar documentos en USA.
Introducción a cómo apostillar documentos en USA
Cómo apostillar un documento en Estados Unidos empieza desde la "confección" del documento mismo.
Es muy importante que usted tenga claridad que muchos documentos pueden ser apostillados, pero requerirán de unas formalidades o trámites requeridos previo al trámite de la apostilla.
Por ejemplo, si usted quiere apostillar un poder en Estados Unidos para usar en México, el poder deberá, primero que todo, contar con la notarización de un notario publico (notary public) en Estados Unidos. Casi todos los Estados, inclusive, permiten la notarización online del documento. Luego podrá ser apostillado.
Conozca tiempos y costos asociados al trámite
¿Qué es una apostilla?
Una apostilla o apostille, es un certificado que autentica el origen de un documento. Los documentos con apostilla son aceptados para efectos legales en todos los países miembros de la Convención de La Haya. Estados Unidos es miembro de esta convención.
Para apostillar un documento en USA, la apostilla puede ser emitida por el Secretario de Estado o el Departamento de Estado de los Estados Unidos.
El proceso para obtener una apostilla puede variar de un estado a otro, pero generalmente incluye pagar una tarifa y enviar el documento en persona o por correo.
El documento debe estar firmado por un notario público (que no es lo mismo que un abogado) u otro funcionario que haya sido autorizado. El funcionario también debe incluir su timbre o sello en el documento.
Una vez que el documento ha sido autenticado con una apostilla, es válido para su uso en cualquiera de los países miembros de la Convención de La Haya.
¿Quién apostilla documentos en Estados Unidos?
En nuestra experiencia, cuando alguien nos pregunta sobre quién apostilla documentos en Estados Unidos, hay dos enfoques diferentes:
El primero es sobre quién es realmente el funcionario encargado de apostillar un documento en los Estados Unidos, estampando la firma y los sellos requeridos.
Como lo dijimos en el punto anterior, en Estados Unidos puede ser el Secretario de Estado o el Departamento de Estado.
El segundo enfoque se refiere a quién realiza el trámite. Notariando realiza el trámite de apostilla por usted.
¿Cuánto tiempo tarda un apostillado?
¿Como apostillar documentos en usa?: Dependiendo del Estado, el trámite de apostillado tarda unos 3 a 30 días hábiles.
¿Debo apostillar o legalizar?
Lo primero que debe comprobar cuando se pregunta como apostillar documentos en usa, es si el país en el que va a usar el documento es signatario (o parte) del convenio de la Haya.
Si el país es miembro, entonces usted puede apostillar. Si no lo es, debe legalizar.
La legalización es un trámite que no realizamos nosotros.
¿Apostillar y notarizar es lo mismo?
NO es lo mismo. Hay una idea errónea común de que apostillar y notarizar es lo mismo, sin embargo, son dos cosas diferentes.
Una Apostilla es un certificado emitido por el Secretario de Estado (o equivalente) en el estado donde se notarizó el documento. La Apostilla verifica la autenticidad del documento ante notario.
Un documento notariado es un documento que ha sido firmado por un notario público. Un notario público es una persona autorizada por el estado para atestiguar firmas y certificar documentos.
¿Es posible apostillar en línea?
Algo muy importante cuando se pregunta cómo apostillar documentos en USA, es tener claro que, es posible notarizar documentos en línea, pero no es posible apostillarlos. Esto no quiere decir que usted deba salir de casa para realizar el trámite. Si notariza en línea con nosotros, podemos encargarnos de la apostilla.
Notarizar un documento en línea es un proceso bastante simple. El notario firmará y sellará el documento y luego lo enviará al cliente por correo electrónico. Luego, el cliente puede imprimir el documento y usarlo como es debido.
Sin embargo, las apostillas solo pueden ser emitidas por las autoridades del país donde se emitió originalmente el documento. Esto significa que si un documento fue notariado en línea, aún tendría que enviarse a una autoridad en el país de origen para ser apostillado.
¿Qué documentos se pueden apostillar?
- Calificaciones o transcripts.
- Diplomas
- Contratos
- Poderes
- Horas de vuelo
¿Qué certificados se pueden apostillar?
- Certificado de nacimiento
- Certificado de matrimonio
- Certificado de divorcio
- Certificado de defunción
¿Debo traducir los documentos?
Si planea utilizar documentos apostillados en un país cuyo idioma oficial no es el inglés, es posible que deba traducirlos. Para determinar si necesita traducir sus documentos, debe tener en cuenta varios factores:
- Idioma del documento a notarizar y que hable el notario: Es muy importante que el documento esté en un idioma que sea entendido por el notario público que notarizará el documento. Si el notario no entiende el idioma del documento es muy probable que se niegue a notarizarlo.
- Idioma requerido en el país de destino: Asegúrese de conocer las regulaciones y requisitos del país donde se utilizará el documento.
- Traducción de la apostilla en sí: Algunos países (o funcionarios de estos países) pueden requerir que la apostilla también esté traducida al idioma oficial del país de destino. Consulte con las autoridades del país donde se presentará el documento apostillado para saber si necesitan que la apostilla se traduzca junto con el documento.
Si se determina que necesita traducir el documento y/o la apostilla, es crucial que la traducción sea realizada por un traductor profesional y certificado. La traducción debe ser exacta y reflejar fielmente el contenido del documento original. Tenga en cuenta que es en la mayoría de las ocasiones la autoridad de destino exige que la traducción sea notarizada y apostillada, siguiendo el mismo proceso que el documento original.
Trámite
Estos son los simples pasos de cómo apostillar documentos en Estados Unidos
1.
Notarizar el documento. (ver siguiente sección)
2.
Nosotros tramitamos su apostilla
3.
Reciba el documento.
¿Cómo notarizar documentos en línea para apostillar?
Hay algunos pasos que deberá seguir para certificar documentos en línea para apostillar.
En primer lugar, deberá cargar el documento que desea autenticar en nuestro sitio web.
Una vez que se cargue el documento, deberá reunirse con el notario.
El notario revisará el documento con usted y le hará cualquier pregunta que pueda tener.
Una vez que el notario esté satisfecho, estampará su certificado notarial, firma y sello.
¿Cuánto tarda el trámite de apostilla en los Estados Unidos?
Los tiempos varían mucho de Estado a Estado, sin embargo podemos decir que en general, desde 7 hasta 30 días hábiles.
¿Cuánto tarda el trámite de apostilla en la Florida?
El trámite de apostilla en Florida tarda aproximadamente 20 a 25 días, más tiempo de envío.
¿Cuánto tarda el trámite de apostilla en la Ohio?
El trámite de apostilla en Ohio tarda aproximadamente 7 días, más tiempo de envío.
¿Cuánto tarda el trámite de apostilla en la Texas?
El trámite de apostilla en Texas tarda mínimo 25 días, más tiempo de envío.
El trámite de apostilla en Texas tarda mínimo 25 días, más tiempo de envío.
¿Cuánto tarda el trámite de apostilla en la California?
El trámite de apostilla en Texas tarda mínimo 25 días, más tiempo de envío.
¿Cuánto tarda el trámite con Notariando.com?
El trámite de apostilla con nosotros tarda desde 24 horas hasta 7 días laborales.
Consecuencias de no apostillar documentos
No apostillar los documentos necesarios antes de utilizarlos en otro país puede llevar a una serie de problemas y complicaciones. A continuación, se describen algunas de las consecuencias más comunes de no apostillar documentos:
Rechazo del documento: La consecuencia más inmediata de no apostillar un documento es que las autoridades o instituciones en el país de destino pueden rechazarlo. La falta de una apostilla puede generar dudas sobre la autenticidad y validez del documento, lo que dificulta su aceptación para fines legales o administrativos.
Retrasos y demoras: Si sus documentos no están apostillados, es posible que deba realizar el trámite de apostilla antes de que puedan ser aceptados. Esto puede causar retrasos significativos en sus planes, ya que el proceso de apostilla puede tardar varios días o semanas, dependiendo del país emisor.
Costos adicionales: No apostillar documentos puede generar costos adicionales en el futuro, como tarifas de apostilla de emergencia, gastos de envío urgentes y costos de traducción adicionales. Estos costos pueden ser evitados si se asegura de apostillar sus documentos antes de viajar al país de destino.
Problemas legales: No tener documentos apostillados puede generar problemas legales en el país de destino. Por ejemplo, si no se apostilla un certificado de matrimonio, es posible que no se reconozca legalmente su matrimonio en el país de destino, lo que podría afectar temas como la residencia, la ciudadanía o los derechos de propiedad.
Dificultades laborales y educativas: Si planea trabajar o estudiar en otro país, es posible que se le soliciten documentos apostillados, como diplomas, certificados académicos o antecedentes penales. No tener estos documentos apostillados puede complicar su proceso de contratación o inscripción y, en última instancia, afectar sus oportunidades laborales o educativas.
Problemas con la inmigración: En algunos casos, las autoridades de inmigración pueden solicitar documentos apostillados para procesar visas, permisos de residencia o solicitudes de ciudadanía. No contar con estos documentos apostillados puede retrasar o incluso denegar su solicitud.
La mayoría de las veces las personas no apostillan el documento notarizado porque tienen la concepción errada de que apostillar y notarizar es lo mismo y, como lo hemos visto, no lo es.
Conclusión a como apostillar documentos en usa
Una apostilla es un certificado que autentica el origen de un documento. Se utiliza en otros países como una alternativa a la certificación del documento por parte de la embajada, consulado u otra autoridad. La apostilla asegura que el documento será aceptado en el país donde se utilizará.
La importancia de una apostilla no puede subestimarse. Es un proceso simple que puede ahorrar tiempo y dinero. Cuando viaje a otro país, es importante tener todos sus documentos en orden. Una apostilla puede ayudarlo a hacer esto.
No olvide cómo apostillar documentos en USA.
